这是实际发生在一家「台湾」企业的办公案例。原本该公司内部的法务单位，经常要制作一份产品的环保声明书，若由经验熟练的员工负责处理，整个人工作业时间需要 12 分钟，而且，相关人员必须随时保持待命并且做好配合，但通过使用RPA（Robotic Process Automation）来处理，只要 2 分钟就完成，并且在过程中，RPA自己去其他系统调取所需要的资料与数据，不需要其他员工随时待命配合，从而解放其公司的人力资源。
虽然该企业已经无纸化办公很多年，但实际制作文件的过程中，仍存在大量人工作业，像是先要登入文管系统，然后将申请人寄来的邮件附档，把相关内容复制到 Word 应用程式再转成 PDF 档，以产出文件给客户，之后还有复印、归档等过程。虽然只是制作一份文件，但实际上，整个作业流程有多达 152 个步骤，并需要跨很多的应用程式，需花上不少人工作业时间。 现在，使用RPA能自动执行这一连串的流程，大幅减少人力成本与时间成本，让这些可能不值得耗费精力的人工作业流程，变得更自动化；从而解放人力资源去从事更加智能与高级的工作。
看完上面的场景，别以为这样的RPA应用离现实生活还很远，它并不是非常先进的技术，已经有企业积极发展应用，在强调企业竞争力与数位转型的时代，这种工作流程自动化，正逐渐受到企业重视，而上述只是一个简单的文件制作应用实例，还有更多商业流程是可借助 RPA 来完成。
到底，RPA 可以应用在哪些地方？
简单而言，RPA 能执行的操作，包含不同系统的资料输入、电子邮件通知、报表制作与资料收集等，也就是各式资料的获取、处理、输入、通知与储存。RPA在应用地方上，主要是针对具有高重复性、规则性与高频率的工作流程。
举例来说，订单处理系统中的资料，原本要靠人工方式输入 ERP 系统，有了 RPA,就可以模拟人工作业的过程，自动将订单处理系统中的订单资料读出，并输入 ERP 系统的栏位中。
而在实际的企业环境中，有那些地方适合RPA呢？以基本的运用场景而言，可以包含各类发票验证、各类税务计算及申报、各类调节表、电子邮件报表数据汇整、寄发特定档案之电子邮件，以及外部网站汇整资讯。从上述内部作业流程来看，我们可看出 RPA 能用于各行各业，像是金融、制造、物流产业，甚至财会、人资、业务、厂务与资讯等单位，都有适用的业务流程。
举例来说，像是财会单位的应收帐款自动冲帐、银行调取数据表；人事单位的薪资核对结算、出缺勤异常管理与人力搜寻与聘雇；业务单位的客户帐户自动开立、原物料市场价格分析；资讯单位的网域使用者新增与删除。还有像是贸易的进口报关文件准备，生产管理的产销协调资讯，帐务的报税，制造的工单收率分析，以及物流的产制出货明细与金融服务的网路银行传票处理流程等。
以制作银行调节表的流程为例，我们通常会先从内部系统下载 Excel 帐目明细表，接着核对支票票号及金额，并产生需调整的帐务明细，再整理出当月银行调节表，最后上传 ERP 系统。现在，这样的内部作业流程，就可以通过 RPA 来减少人为疏失，并减少人员重复工作的时间。
金融业已有许多实际的RPA应用场景，例如，用于核查流程与开户作业流程，以及 AML 洗钱防制作业、个金贷款流程与信用卡盗刷申报处理的自动化等。相关阅读：RPA 机器人在金融领域有哪些应用
这当中，银行需要同时收集多个内外部异质系统资料，且作业流程需要大量档案转换与资料上传，更大的问题是，系统滤出的可疑名单非常多，像是一次就需处理 3 千笔名单，但银行为了要举证，需耗费大量人力逐笔去检核，甚至可能分配给不同单位协助作业。
而通过 RPA 的帮忙，可以将大部分流程自动化，像是简化所有资料收集作业，并建立标准化资料收集程序，而员工所节省的时间，则可用于提高最后阶段的审核品质。
在其他在对外服务的商业流程上，像是线上开户、线上贷款等，不只是加速作业效率，也等于可以减少用户等待时间，改善用户体验。例如，原本要花五个工作日的贷款流程，如果是贷款金额小、授信户条件优的客户，在 RPA 自动比对完各阶段流程后，可能只要几分钟就完成下款程序，相对来说，放款主管在先前的作业程序需要每一笔都看，现在只要审核高金额、高风险的项目。
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