這是實際發生在一家「台灣」企業的辦公案例。原本該公司內部的法務單位，經常要製作一份產品的環保聲明書，若由經驗熟練的員工負責處理，整個人工作業時間需要 12 分鐘，而且，相關人員必須隨時保持待命並且做好配合，但通過使用RPA（Robotic Process Automation）來處理，只要 2 分鐘就完成，並且在過程中，RPA自己去其他系統調取所需要的資料與數據，不需要其他員工隨時待命配合，從而解放其公司的人力資源。
雖然該企業已經無紙化辦公很多年，但實際製作文件的過程中，仍存在大量人工作業，像是先要登入文管系統，然後將申請人寄來的郵件附檔，把相關內容複製到 Word 應用程式再轉成 PDF 檔，以產出文件給客戶，之後還有複印、歸檔等過程。雖然只是製作一份文件，但實際上，整個作業流程有多達 152 個步驟，並需要跨很多的應用程式，需花上不少人工作業時間。 現在，使用RPA能自動執行這一連串的流程，大幅減少人力成本與時間成本，讓這些可能不值得耗費精力的人工作業流程，變得更自動化；從而解放人力資源去從事更加智能與高級的工作。
看完上面的場景，別以為這樣的RPA應用離現實生活還很遠，它並不是非常先進的技術，已經有企業積極發展應用，在強調企業競爭力與數位轉型的時代，這種工作流程自動化，正逐漸受到企業重視，而上述只是一個簡單的文件製作應用實例，還有更多商業流程是可藉助 RPA 來完成。
到底，RPA 可以應用在哪些地方？
簡單而言，RPA 能執行的操作，包含不同系統的資料輸入、電子郵件通知、報表製作與資料收集等，也就是各式資料的獲取、處理、輸入、通知與儲存。RPA在應用地方上，主要是針對具有高重複性、規則性與高頻率的工作流程。
舉例來說，訂單處理系統中的資料，原本要靠人工方式輸入 ERP 系統，有了 RPA,就可以模擬人工作業的過程，自動將訂單處理系統中的訂單資料讀出，並輸入 ERP 系統的欄位中。
而在實際的企業環境中，有那些地方適合RPA呢？以基本的運用場景而言，可以包含各類發票驗證、各類稅務計算及申報、各類調節表、電子郵件報表數據彙整、寄發特定檔案之電子郵件，以及外部網站彙整資訊。從上述內部作業流程來看，我們可看出 RPA 能用於各行各業，像是金融、製造、物流產業，甚至財會、人資、業務、廠務與資訊等單位，都有適用的業務流程。
舉例來說，像是財會單位的應收帳款自動沖帳、銀行調取數據表；人事單位的薪資核對結算、出缺勤異常管理與人力搜尋與聘僱；業務單位的客戶帳戶自動開立、原物料市場價格分析；資訊單位的網域使用者新增與刪除。還有像是貿易的進口報關文件準備，生產管理的產銷協調資訊，帳務的報稅，製造的工單收率分析，以及物流的產制出貨明細與金融服務的網路銀行傳票處理流程等。
以製作銀行調節表的流程為例，我們通常會先從內部系統下載 Excel 帳目明細表，接着核對支票票號及金額，併產生需調整的帳務明細，再整理出當月銀行調節表，最後上傳 ERP 系統。現在，這樣的內部作業流程，就可以通過 RPA 來減少人為疏失，並減少人員重複工作的時間。
金融業已有許多實際的RPA應用場景，例如，用於核查流程與開戶作業流程，以及 AML 洗錢防製作業、個金貸款流程與信用卡盜刷申報處理的自動化等。相關閱讀：RPA 機械人在金融領域有哪些應用
這當中，銀行需要同時收集多個內外部異質系統資料，且作業流程需要大量檔案轉換與資料上傳，更大的問題是，系統濾出的可疑名單非常多，像是一次就需處理 3 千筆名單，但銀行為了要舉證，需耗費大量人力逐筆去檢核，甚至可能分配給不同單位協助作業。
而通過 RPA 的幫忙，可以將大部分流程自動化，像是簡化所有資料收集作業，並建立標準化資料收集程序，而員工所節省的時間，則可用於提高最後階段的審核品質。
在其他在對外服務的商業流程上，像是線上開戶、線上貸款等，不只是加速作業效率，也等於可以減少用戶等待時間，改善用戶體驗。例如，原本要花五個工作日的貸款流程，如果是貸款金額小、授信戶條件優的客戶，在 RPA 自動比對完各階段流程後，可能只要幾分鐘就完成下款程序，相對來說，放款主管在先前的作業程序需要每一筆都看，現在只要審核高金額、高風險的項目。
