為什麼企業要使用 RPA（Robotic process automation）呢？問這問題前，首先要明白 RPA是什麼？RPA並不是人工智慧（Artificial intelligence, AI），而是個人工智慧時代的「操作員」，為什麼這麼說呢？因為RPA就像人類的雙手，它可以模擬用戶的操作行為，從而替代員工完成某些工作流程。
多數企業都需要一個契機去啟動任何新事物帶來的變革，這個過程就像要企業、公司突然放下老式的 IE 瀏覽器改去使用 Firefox 或 Chrome,或是作業系統從 Windows 改成使用 Linux .這些令人措手不及的狀況，都可以同理到那些在組織待的比較長並已經習慣既定模式的員工的反抗心理，即便我們先有心理準備，現實跟理想的差距總是比我們預期的大。
相信許多企業開始探討機器學習、深度學習等的願景之前，也開始回頭檢視自己目前的實際狀況，到底有沒有折中的方法可以讓目前的辦公室流程加速又能不用換系統，RPA 其實就是這樣的需求下的產物。RPA可以用很快的速度「重複處理」人工的電腦作業。從辦公室端的使用者來看，通常 RPA 的部署，只需要短時間的操作與偶爾的維護，例如如何快速自動訂單資料到銷售系統，員工就開始想像自己有多少個無聊重複又冗長的工作，並向顧問提出不同類型的工作丟給RPA執行的可能性。
80% 的公司沒有單一的企業資源規劃（Enterprise Resource Planning, ERP）系統。
即使是包含各種模組像財務、HR、通路、原料管理…等功能完善的 ERP 領導廠牌如 SAP、Oracle、Salesforce 等等，都很難真正落地到各式各樣且繁雜細瑣的公司業務需求。此外寫開發客制化程式硬是去修改系統成用戶所想要的樣子的過程中，也會使得整個系統被卡死在目前的狀態。而現實環境是動態的，企業不一定一直有預算和資源，找原先負責的廠商去持續因應變動的環境，繼續進行客制化程式的開發。
大型企業包含 Google、Microsoft、HP 等，全球已經超過 1/3 的企業都已經導入 RPA 系統，相信大型科技企業完全不缺乏頂尖的工程師，但我們總是得先思考效益問題，到底要保持現有的工作流程，還是要另起爐灶去整合、連接不同的系統，衡量評估後建立新系統所需要付出的成本和人力不見得較少。可想而知要撼動一個複雜的大型 IT 專案，沒有足夠的準備、各方配合、夠力的主導…的話，成功機率就會極低，更何況如果任何專案只要不成功就會使得流程更加零碎。
那在來說說 RPA 該怎麼解決以上這些問題
假設你原先導入的 ERP 系統無法自動把採購申請（ Purchase Request ）轉成採購訂單（ Purchase Order），導入的廠商就沒辦法幫你客制，因而需要多了許多人工作業去彌補這一段落差，這時就可以考慮用 RPA 系統來銜接操作不同的數位操作畫面。現在的 RPA 技術也越來越進步，針對應用軟體的使用者介面上像是按鈕、工作視窗或是螢幕大小等細微變動的容忍度越來越好， RPA 會自行調整去因應目前的環境。
RPA 的核心精神就是不侵入性， 它是一種不具侵入性的系統軟體，像是以 Citrix、。NET、HTML、Java 等技術所開發出的應用軟體大多都支持RPA,此外常見商業系統軟體如 Mainframe Terminals、SAP、Oracle、Blackline 等等也支持RPA.
